Poradnik: co robić z niepotrzebnymi dokumentami w Twojej firmie

Dokumentacja niearchiwalna ma to do siebie, że prędzej czy później kończy się okres jej przechowywania i powinna wtedy zostać zniszczona w bezpieczny sposób. Co do samej konieczności niszczenia dokumentów nie powinno być żadnych wątpliwości, jednakże zarówno właściciele firm, jak i sami pracownicy często o tym zapominają lub wręcz bagatelizują tę procedurę. Dokumenty zamiast do zniszczenia trafiają do kosza na śmieci. Jest to skrajnie nieodpowiedzialne zachowanie, gdyż oprócz tego, że jest niezgodne z prawem polskim i RODO, to jeszcze naraża wszelkie tajemnice firmowe i dane osobowe na wypłynięcie lub kradzież – w zależności, kto takie wyrzucone dokumenty znajdzie i jak będzie chciał je wykorzystać, a możliwości jest wiele.

Trzeba niszczyć, ale właściwie dlaczego?

Dlaczego nie można tych wszystkich dokumentów po prostu wyrzucić albo wywieźć do pobliskiego lasu i zapomnieć? Ponieważ jest to niezgodne z prawem i innymi obowiązującymi normami, a w przypadku pozostawiania śmieci w lesie to już w ogóle godne potępienia, bo las powinien służyć nam jako miejsce wypoczynku czy zbierania grzybów, a nie jako wysypisko śmieci. Poza tym bezpośrednich zagrożeń wynikających z wyrzucania dokumentów jest bardzo dużo. Oprócz prokuratury na karku, mogą czekać Cię wysokie kary pieniężne – jeśli dokumenty zawierały dane osobowe (zgodnie z postanowieniami RODO), a w przypadku pozostawia dokumentacji w miejscach jak las – jeszcze mandaty za zaśmiecanie i przymus pokrycia kosztów oczyszczenia. Grozi to także ujawnieniem wszelkich informacji, jakie w dokumentach były zawarte, a te z kolei mogą zostać wykorzystane przez konkurencję lub nieuczciwe osoby. Wycieki danych często skutkują także spadkiem zaufania klientów wobec przedsiębiorstwa, a to przekłada się na mniejsze przychody – prosta matematyka.

Jak samodzielnie niszczyć dokumenty?

Trzeba niszczyć, ale jak? Czy można zgromadzić te wszystkie dokumenty i spalić? Na szczęście nie! Spalanie dokumentacji i innych nośników danych nie jest w pełni bezpieczne dla Ciebie samego (może nawet zagrażać życiu), a już tym bardziej nie jest zdrowe dla naszego środowiska i klimatu. Pomyśl, jak wiele dokumentów przetwarza się w Twoim biurze, a przecież takich firm jak Twoja jest o wiele, wiele więcej. Problemu smogu chyba nie trzeba jeszcze dodatkowo pogłębiać, prawda? Jeśli niszczyć samodzielnie to nie za pomocą ognia, tylko zgodnie z przyjętą w Polsce normą DIN 66399, która przyjmuje jako jedyną słuszną – metodę mechaniczną. Oznacza to, że aby niszczyć zgodnie z prawem i obowiązującymi normami, będziesz potrzebował biurowej niszczarki lub niszczarek, które zniszczą dokumentację w odpowiednich klasach tajności, tak aby bezpieczeństwo informacji zostało zachowane, a dokumentów nie dało poskładać się do kupy i ponownie odczytać.

Jakie są inne sposoby niszczenia dokumentacji?

A co jeśli dokumentów jest tak wiele, że niszczenie ich przy pomocy niszczarki biurowej najprawdopodobniej doprowadziłoby to jej przedwczesnego unicestwienia albo zajęło długie tygodnie? Wtedy pozostaje Ci poszukać firmy zajmującej się profesjonalną utylizacją dokumentów w Twoim mieście lub okolicy. Z reguły za pomocą jednego telefonu lub maila umówisz się na odbiór zalegającej i przedawnionej dokumentacji, a jej pracownicy załadują dokumenty samodzielnie, przewiozą i zniszczą w bezpieczny sposób, a Ty nie będziesz musiał nawet kiwnąć palcem – nie licząc wymaganych podpisów w kilku miejscach. Na koniec otrzymasz jeszcze certyfikat potwierdzający co dokładnie i kiedy zostało zniszczone. Brzmi kusząco, prawda? Firmy tego typu oferują liczne rozwiązania, mające trafić w gusta ich klientów: niszczą klasyczną dokumentację papierową, jak i nośniki danych, zajmują się masową utylizacją, a także mobilnym niszczeniem dokumentów, oferują również pojemniki na dokumenty i szafki RODO. Słowem, do wyboru, do koloru – na pewno każdy znajdzie rozwiązanie, które świetnie sprawdzi się na gruncie jego własnego przedsiębiorstwa.

Źródło: Essi – niszczenie dokumentów

Read Previous

Fotowoltaika bez tajemnic – jaki falownik wybrać do instalacji fotowoltaicznej?