W znakomitej większości firm, organizacji czy instytucji pojawia się problem przechowywania dokumentów, które powinno się zniszczyć. Problem ten dotyczy zarówno dokumentacji, która uległa przedawnieniu, jak i dokumentów, które zostały błędnie wykonane, ale zawierają dane osobowe lub poufne w zakresie działania podmiotu. Jak zatem przechowywać dokumenty przed zniszczeniem?
Dzisiaj przedarcie kartki na pół i wrzucenie jej do kosza już nie wystarczy, aby dokument uznać za zniszczony. Obecnie przyjmuje się, że prawidłowo zniszczony dokument to taki, z którego nie można odczytać zawartych na nim informacji. W części biur stosuje się niszczarki dokumentów o różnej klasie bezpieczeństwa. Jednakże urządzenia takie trzeba najpierw zakupić, a następnie stale obsługiwać, co w niektórych miejscach może być kłopotliwe. Niszczarki to urządzenia stosunkowo głośne i mogą destabilizować pracę w biurze. Co więcej, wymagają stałego opróżniania koszta ze ścinkami, co także może być problematyczne. Rozwiązaniem problemu jest składowanie dokumentów przeznaczonych do niszczenia w specjalnych szafkach lub pojemnikach.
Szafki na dokumenty
Szafki na dokumenty do zniszczenia to sprawdzony sposób na magazynowanie takich kartek papieru. Szafki wyglądem nie odbiegają od standardowych mebli biurowych. Są wykonane z laminowanej biurowej płyty w dowolnym kolorze dopasowanym do wystroju konkretnego wnętrza. Są zamykane na klucz i posiadają otwór na plombę, która daje gwarancję, że dokumenty nie zostaną z nich wyciągnięte bez wiedzy personelu. Ich zaletą jest specjalna konstrukcja — posiadają otwór wlotowy, przez który wrzuca się kartki papieru. Dzięki zamknięciu można je otworzyć w razie, jakby wrzucono do nich dokument aktualny o istotnym znaczeniu. Zazwyczaj robi się to w obecności innych osób, następnie zamyka szafkę i ponownie zakłada plombę. Dodatkowo mebel może być wyposażony w kółka, które ułatwiają przemieszczanie szafki. Szafki na dokumenty do zniszczenia mają standardowe wymiary pozwalające na zgromadzenie 240 litrów zbędnych dokumentów tj. 50cmx50cmx 110cm.
Pojemniki na nieaktualną dokumentację
Innym sposobem na przechowywanie dokumentów do zniszczenia są pojemniki. Mają one kształt kontenerów na kółkach. Wyposażone są w kółka ułatwiające transport oraz zamknięcie na klucz. Pozwalają na bezpieczne gromadzenie dokumentacji w miejscach, gdzie jest największe zapotrzebowanie — np. przy maszynach ksero lub w archiwach. Takie pojemniki odporne są na działanie kwasów, wody i innych cieczy, co podnosi poziom zabezpieczenia dokumentów. Pojemniki na dokumenty są pojemne — pozwalają przechowywać do 240 litrów dokumentacji, co przekłada się na ok. 53 segregatorów zapełnionych kartkami lub 70 ryz papieru. Pojemniki te mogą być wykorzystywane w transporcie dokumentacji do niszczarni.
Dlaczego warto korzystać z szafek i pojemników na dokumenty do zniszczenia?
Gromadzenie dokumentacji w miejscu pracy w szafkach lub pojemnikach powoduje, że osoby zatrudnione nie muszą odrywać się od powierzonych zajęć w celu przeniesienia dokumentów w bezpieczne miejsce. To pozwala pracodawcy oszczędzać czas i pieniądze, a ponadto podnosi poziom ochrony danych osobowych i informacji niejawnych.
Ponadto, taki sposób gromadzenia dokumentów powoduje, że można korzystać z usług abonamentowego niszczenia dokumentów. Wystarczy podpisać stosowaną umowę z firmą realizującą zlecenia bezpiecznego niszczenia dokumentacji, która w wyznaczonym okresie — np. co miesiąc będzie odbierać takie materiały i przewozić do niszczarni. Proces jest mało absorbujący dla pracowników i bezpieczny dla firmy. Można też zamawiać usługę niszczenia dokumentów doraźnie — tzn. w przypadku zapełnienia się pojemników i szafek. W ten sposób jednak należy pamiętać o złożeniu zamówienia. Co więcej, doraźne (jednorazowe) niszczenie dokumentów jest droższe, niż usługa abonamentowa. Niemniej zapewnia ten sam poziom bezpieczeństwa, co niszczenie dokumentacji w abonamencie.
źródło: niszczeniedokumentow.eu
